근로계약서는 2부를 작성해 사업주와 근로자가 각각 1부씩 보관해야 합니다. 근로자에게 교부하지 않으면 서면 교부 의무 위반으로 벌금이나 과태료가 부과될 수 있습니다.
근로계약서를 각자 보관하는 이유는 나중에 임금이나 근무조건에 대한 분쟁이 생겼을 때 중요한 증거가 되기 때문입니다. 종이 문서뿐만 아니라 전자문서로 작성해 이메일이나 문자 메시지로 교부하는 것도 가능하며, 이 경우에도 교부 사실을 확인할 수 있는 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.
근로계약서 보관 및 교부 의무
구분
내용
작성 부수
각 1부씩 상호 보관
미교부 시
벌금 또는 과태료 부과
작성 방식
종이 또는 전자문서
관리 팁
교부 사실 기록 보관
Q1. 근로계약서를 2부 작성하지 않으면 어떻게 되나요?
근로계약서를 작성하더라도 근로자에게 교부하지 않으면 서면 교부 의무 위반으로 벌금이나 과태료가 부과될 수 있습니다. 근로자에게 1부를 줬다는 사실을 증명할 수 있도록 서명을 받거나 교부 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.
근로계약서 미교부 시 법적 불이익
구분
내용
법적 의무
근로자에게 1부 반드시 교부
처벌 수위
벌금 또는 과태료 부과
관리 팁
교부 확인 서명 및 기록 보관
Q2. 근로자가 근로계약서 수령을 거부하면 어떻게 해야 하나요?
근로자가 수령을 거부하더라도 사업주는 교부 의무를 다해야 합니다. 이메일이나 문자 메시지로 전달하거나 내용증명 우편으로 발송해 교부 사실을 기록으로 남겨두는 것이 좋습니다.
Q3. 전자문서로 근로계약서를 교부할 때도 2부를 작성해야 하나요?
전자문서의 경우 동일한 파일을 이메일이나 문자 메시지로 근로자에게 전달하면 됩니다. 별도로 2부를 출력할 필요는 없지만, 근로자가 내용을 확인하고 저장할 수 있는 형태로 제공해야 합니다.
Q4. 근로계약서는 얼마나 보관해야 하나요?
근로기준법에 따라 근로계약서는 근로관계가 끝난 날로부터 3년간 보관해야 합니다. 분쟁이 생겼을 때 중요한 증거가 될 수 있으므로 사업주와 근로자 모두 잘 보관해 두는 것이 좋습니다.
Q5. 근로자가 근로계약서를 분실했을 때는 어떻게 하나요?
근로자가 근로계약서를 분실한 경우 사업주에게 재교부를 요청할 수 있습니다. 사업주는 근로계약서 사본을 보관할 의무가 있으므로 요청 시 다시 교부해야 합니다. 사업주가 거부할 경우 고용노동부 고객센터(1350)에 문의하면 됩니다.
Q6. 사업주가 근로계약서를 분실했을 때는 어떻게 하나요?
사업주가 근로계약서를 분실한 경우 근로자가 보관하고 있는 사본을 요청하거나, 근로자와 협의해 동일한 내용으로 다시 작성하는 것이 좋습니다. 분쟁 예방을 위해 평소에 근로계약서를 안전하게 보관해 두는 것이 중요합니다.
Q7. 근로조건이 바뀌면 근로계약서를 다시 2부 작성해야 하나요?
네, 다시 작성해야 합니다. 임금, 근무시간 등 주요 근로조건이 변경되면 변경된 내용을 반영해 근로계약서를 새로 작성하고 근로자에게 1부를 줘야 합니다. 구두로만 합의하면 나중에 분쟁이 생길 수 있습니다.
Q8. 근로계약서에 근로자 서명을 받아야 하나요?
네, 받는 것이 좋습니다. 근로자의 서명은 계약 내용을 확인하고 동의했다는 증거가 됩니다. 전자문서의 경우 전자서명을 받거나, 이메일로 보낸 후 근로자가 확인했다는 답장을 받아두는 것이 좋습니다.
Q9. 근로계약서를 사진으로 찍어 보관해도 되나요?
네, 가능합니다. 종이 근로계약서를 사진으로 찍거나 스캔해 디지털 파일로 보관하는 것도 인정됩니다. 다만 원본을 함께 보관하는 것이 가장 안전합니다.
Q10. 근로계약서를 이메일로 교부할 때 주의할 점이 있나요?
이메일로 교부할 때는 근로자가 실제로 내용을 확인할 수 있도록 파일을 첨부해 발송해야 합니다. 또한 근로자가 내용을 확인하고 동의했다는 답장을 받아두면 나중에 분쟁이 생겼을 때 교부 사실을 증명하는 데 도움이 됩니다.
이메일 교부 시 주의 사항
구분
내용
발송 방식
내용 확인 가능한 파일 첨부
확인 절차
근로자의 수신 및 동의 답장 확보
입증 자료
교부 사실 기록(메일함) 보관