근로계약서는 사장님이 직원을 뽑을 때 월급, 근무시간, 쉬는 날 등 일하는 조건을 종이에 적어 직원에게 줘야 하는 법적 의무로, 정규직, 아르바이트, 외국인 근로자 등 누구를 뽑든 반드시 작성해야 합니다.
만약 작성하지 않으면 500만 원 이하의 벌금을 낼 수 있습니다. 또한 나중에 월급이나 근무 조건 때문에 다툼이 생겼을 때 근로계약서가 중요한 증거가 되므로, 직원이 일을 시작하기 전에 꼭 작성해 두는 것이 좋습니다.
근로계약서 법적 의무
Q1. 근로계약서는 언제까지 작성해야 하나요?
근로계약서는 직원이 일을 시작하기 전에 작성하고 교부하는 것이 원칙입니다. 근무가 시작된 이후에 작성하더라도 법 위반에 해당할 수 있으므로, 채용이 확정되는 즉시 작성해 두는 것이 좋습니다.
Q2. 근로계약서를 작성하지 않으면 어떤 처벌을 받나요?
근로기준법에 따라 근로계약서를 작성하지 않거나 직원에게 교부하지 않으면 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 또한 분쟁이 생겼을 때 증거가 없어 사업주에게 불리하게 작용할 수 있습니다.
Q3. 근로계약서에 반드시 적어야 하는 항목은 무엇인가요?
반드시 기재해야 하는 항목은 아래와 같습니다. 임금(구성항목, 계산방법, 지급방법), 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가, 근무 장소, 업무 내용입니다. 기간제나 단시간 근로자는 계약기간, 근로일별 근로시간 등 추가 항목도 반드시 명시해야 합니다.
근로계약서 필수 기재 항목
항목
내용
임금
구성·계산·지급방법
근무시간
소정근로시간
휴일/휴가
휴일·연차유급휴가
장소/업무
근무장소·업무내용
추가사항
기간·근로일별시간
Q4. 아르바이트를 채용할 때도 근로계약서를 작성해야 하나요?
네, 반드시 작성해야 합니다. 아르바이트는 단시간 근로자에 해당하므로 일반 근로계약서가 아닌 단시간 근로자용 표준 근로계약서를 사용해야 하며, 근로일별 근로시간도 구체적으로 적어야 합니다.
Q5. 하루짜리 단기 알바도 근로계약서를 써야 하나요?
네, 써야 합니다. 근무 기간이 하루라도 근로계약서 작성 의무는 동일하게 적용됩니다. 단, 건설일용직의 경우 매일 작성하는 것이 원칙이나, 동일한 사업주 아래 연속 근무하는 경우 일부 예외가 인정될 수 있습니다.
Q6. 근로계약서는 종이로만 작성해야 하나요, 전자문서도 가능한가요?
전자문서로 작성해 교부하는 것도 법적으로 인정됩니다. 이메일이나 문자 메시지 등으로 전달해도 되지만, 근로자가 내용을 확인하고 동의했다는 사실을 남겨두는 것이 중요합니다.
Q7. 근로계약서는 2부 작성해서 직원에게도 줘야 하나요?
네, 그렇습니다. 근로계약서는 2부를 작성해 사업주와 근로자가 각각 1부씩 보관해야 합니다. 근로자에게 교부하지 않으면 서면 교부 의무 위반으로 처벌받을 수 있습니다.
Q8. 미성년자를 채용할 때 근로계약서 외에 추가로 받아야 할 서류가 있나요?
네, 있습니다. 만 18세 미만 연소근로자를 채용할 때는 근로계약서 외에 친권자(부모) 동의서와 가족관계증명서를 추가로 받아야 합니다. 또한 연소근로자는 1일 7시간, 1주 35시간을 초과해 근무시킬 수 없다는 점도 주의해야 합니다.
Q9. 근로조건이 바뀌면 근로계약서를 다시 작성해야 하나요?
네, 임금, 근로시간, 근무 장소 등 주요 근로조건이 변경되면 변경된 내용을 서면으로 작성해 근로자에게 교부해야 합니다. 기존 근로계약서를 수정하거나 변경 계약서를 새로 작성하는 방식 모두 가능합니다. 구두로만 합의하고 서면으로 남기지 않으면 나중에 근로조건을 둘러싼 분쟁이 발생할 수 있으므로 변경 사항은 반드시 문서로 남기는 것이 좋습니다.
Q10. 직원이 근로계약서 작성을 거부하면 어떻게 해야 하나요?
직원이 서명을 거부하더라도 사업주는 근로계약서를 작성해 교부할 의무가 있습니다. 직원이 서명을 거부한다면 그 사실을 기록으로 남겨두고, 근로계약서를 내용증명 우편으로 발송하는 방법도 있습니다. 정확한 대처 방법은 고용노동부 고객센터(1350)에 문의하는 것이 좋습니다.