직원을 채용한 경우에는 반드시 근로계약서를 서면(전자문서 포함)으로 작성해 근로자에게 줘야 합니다. 이를 지키지 않으면 관련 법령에 따라 벌금이나 과태료가 부과될 수 있습니다.
근로계약서는 종이 문서뿐만 아니라 전자문서로 작성해 교부하는 것도 가능합니다. 다만 근로자가 언제든지 내용을 확인하고 저장할 수 있는 형태로 제공해야 하며, 나중에 분쟁이 생겼을 때를 대비해 교부 사실을 확인할 수 있는 기록을 남겨두는 것이 좋습니다.
근로계약서 작성 및 교부
구분
내용
작성 방식
서면 또는 전자문서
교부 의무
작성 후 근로자에게 즉시 제공
전자문서 조건
상시 확인·저장 가능할 것
관리 팁
교부 사실 기록 보관
Q1. 근로계약서를 전자문서로 작성할 때 어떤 방식으로 교부할 수 있나요?
이메일, 문자 메시지, 카카오톡 등 근로자가 내용을 확인하고 저장할 수 있는 방식이라면 모두 가능합니다. 다만 근로자가 실제로 내용을 확인했다는 사실을 기록으로 남겨두는 것이 중요합니다.
Q2. 전자문서로 근로계약서를 교부할 때 근로자의 서명은 어떻게 받나요?
전자서명을 받거나, 이메일로 내용을 보낸 후 근로자가 확인했다는 답장을 받아두는 방법이 있습니다. 카카오톡 등 메신저로 전달한 경우에는 확인 메시지를 캡처해 보관해 두는 것이 좋습니다.
Q3. 근로계약서 교부 사실을 어떻게 증명할 수 있나요?
이메일 발송 기록, 문자 메시지 전송 내역, 근로자의 서명이 담긴 근로계약서 사본 등이 교부 사실을 증명하는 자료가 됩니다. 종이 문서의 경우 근로자 서명본을 사업주가 보관하면 됩니다.
Q4. 근로계약서를 종이로 작성할 때 몇 부를 작성해야 하나요?
2부를 작성해 사업주와 근로자가 각각 1부씩 보관해야 합니다. 근로자에게 교부하지 않으면 서면 교부 의무 위반으로 벌금이나 과태료가 부과될 수 있습니다.
Q5. 근로계약서를 나중에 작성해도 되나요?
아닙니다. 근로계약서는 근로자가 일을 시작하기 전에 작성하고 교부하는 것이 원칙입니다. 근무가 시작된 이후에 작성하더라도 법 위반에 해당할 수 있으므로, 채용이 확정되는 즉시 작성해 두는 것이 좋습니다.
Q6. 근로계약서를 교부하지 않으면 어떤 처벌을 받나요?
근로계약서를 작성하지 않거나 교부하지 않으면 500만 원 이하의 벌금에 처해질 수 있습니다. 또한 분쟁이 생겼을 때 근로조건을 입증할 자료가 없어 사업주에게 불리하게 작용할 수 있습니다.
근로계약서 미교부 시 법적 불이익
구분
내용
처벌 수위
500만 원 이하 벌금
입증 문제
근로조건 증명 불가(사업주 불리)
필수 조치
채용 즉시 계약서 작성 및 교부
Q7. 근로자가 근로계약서 수령을 거부하면 어떻게 해야 하나요?
근로자가 수령을 거부하더라도 사업주는 교부 의무를 다해야 합니다. 내용증명 우편으로 발송하거나 이메일로 전달해 교부 사실을 기록으로 남겨두는 것이 좋습니다. 정확한 대처 방법은 고용노동부 고객센터(1350)에 문의하는 것이 좋습니다.
Q8. 근로계약서를 분실했을 때는 어떻게 하나요?
근로자가 근로계약서를 분실한 경우 사업주에게 재교부를 요청할 수 있습니다. 사업주는 근로계약서 사본을 보관할 의무가 있으므로, 요청 시 다시 교부해야 합니다. 사업주가 거부할 경우 고용노동부 고객센터(1350)에 문의하면 됩니다.
Q9. 근로계약서는 얼마나 보관해야 하나요?
근로기준법에 따라 근로계약서는 근로관계가 끝난 날로부터 3년간 보관해야 합니다. 분쟁이 생겼을 때 중요한 증거가 될 수 있으므로 사업주와 근로자 모두 잘 보관해 두는 것이 좋습니다.
Q10. 구두로만 계약하고 근로계약서를 작성하지 않으면 효력이 있나요?
구두 계약도 법적 효력은 있지만, 내용을 입증하기 어렵습니다. 임금이나 근무조건에 대한 분쟁이 생겼을 때 서면 근로계약서가 없으면 사업주와 근로자 모두에게 불리하게 작용할 수 있으므로, 반드시 서면으로 작성해 두는 것이 중요합니다.
구두 계약 vs 서면 계약 비교
구분
내용
구두 계약
법적 효력은 있으나 입증 곤란
발생 위험
분쟁 시 노사 모두에게 불리
필수 사항
반드시 서면(또는 전자) 작성